Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Mục đích của chứng nhận lãnh sự là giúp các giấy tờ, tài liệu của một nước được công nhận tại một nước khác, không ảnh hưởng tới hiệu lực pháp lý tại nước ngoài do nghi ngờ tính chân thực của con dấu và chữ ký trên giấy tờ, tài liệu. Chứng nhận lãnh sự không có chức năng xác nhận nội dung và hình thức của tài liệu, giấy tờ, chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đó.
1. Yêu cầu chứng nhận lãnh sự
1.1 Để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam phải được chứng nhận lãnh sự. Trừ các trường hợp sau:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
1.2 Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự.
– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
2. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
2.1 Tài liệu cần chuẩn bị
– 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự ( khai online)
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
– Trường hợp nộp trực tiếp: xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu); Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu), giấy tờ này không cần phải chứng thực.
– 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
2.2 Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
– Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: 40 Trần Phú, phường Điện Biên, quận Ba Đình, TP.Hà Nội.
– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: số 184 Bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
2.3 Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả:
– Các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bẩy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.
– Trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền giải quyết có trách nhiệm trả kết quả chứng nhận.
+ Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
+ Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự
Nếu gặp bất cứ nút thắt nào cần tháo gỡ, hãy liên hệ với SUM VIỆT NAM để được hướng dẫn, tư vấn, tháo gỡ nút thắt chính xác, tối ưu và hiệu quả nhất!
Liên hệ với chúng tôi qua:
Hotline: 0973.951.730 / 0912.772.398
Email: sumvn.giayphep@gmail.com
